קפיצה במינהרת הזמן: משנות השמונים למאה ה- 21; דשבורדים ושינוי שיטת הניהול 📊
- einat kalisch rotem
- 4 בנוב׳ 2024
- זמן קריאה 7 דקות
אני סבורה שראש עיר צריך להיות אדם של חזון והובלת מדיניות ותהליכים עמוקים בעיר. מעולם לא חשבתי שהוא צריך להיות מנהל. בשביל זה יש מנכ"ל עירייה. אבל העירייה אותה מצאתי עם כניסתי לתפקיד, אילצה אותי להיכנס גם לעובי קורת הניהול. הנה סיפור קצר וחשוב על עיריית חיפה:
📊📊📊📊📊📊📊📊📊
מה שעיני חיפשו כאשר נכנסתי לראשונה ללישכת ראש העיר - לא היה. מצאתי ארונות כבדים מעץ ספון מלא וכהה, שולחן עץ ענק תואם, לא נוח בעליל, סביבו שורת כיסאות כבדים וצפופים, שידת עץ כהה עם דלתות זכוכית מעוטרות חסרת כל סגנון ואופי, מלאה מזכרות מסין, ושידת זכוכית נוספת מולה, מלאה במוצגים ארכיאולוגיים ממאות קדומות בחיפה. לא בדיוק הטעם שלי, אני טיפוס של שולחנות לבנים מאיקאה, אבל מילא. כל זה היה בעיני חסר משמעות.
לא היה בחדר מחשב.
בלישכת ראש העיר לא עבדו באופן סדיר עם מחשבים. את היומן ניהלו על מחברת נייר גדולה באמצעות עפרון ומחק, ואת סדר היום העתיקו, מחקו וכתבו מחדש בכל פעם שנדרשו שינויים, מה שקרה פעמים רבות כל יום. יומן דיגיטלי? הצוות הותיק לא באמת ידע איך לבלוע את הבקשה המוזרה שלי... הלישכה היתה מלאה עם "צעטאלאך" (פתקיות) מכל עבר, ועל מנת שאוכל לצפות בסדר היום שלי ושל הצוות שלי מהמחשב או מהטלפון הנייד - הקלידו לתוכו בדיעבד, כגיבוי למחברת, אחרי שהכל נרשם על הנייר.
אחת הפגישות הראשונות שקיימתי מיד עם היבחרי היתה עם רון חולדאי, ראש עיריית תל אביב, בלישכתו. לא אשכח את קבלת הפנים החגיגית שעשה לי ולכל הצוות שהגיע איתי ליום לימוד מלא. הוא סיפר לי שראש עיריית חיפה לשעבר עמרם מצנע "הכניס" אותו לתפקיד, ושהוא מרגיש צורך להחזיר טובה לחיפה וללוות אותי לחיים החדשים שלי.
הגענו אליו כל הצוות. שמענו אותו ואת כל עוזריו. אי אפשר היה לפספס את המסך הגדול הפעיל בחדרו, שהקרין דשבורד ענק עם נתונים עדכניים שנאספו מאגפי העירייה השונים באונליין. המסכים התחלפו כל כמה דקות, ועליהם גרפים וצבעים. כל עוד המסך היה ירוק, השיחה הקולחת המשיכה לה בנחת. ברגע שהופיע צבע אדום על המסך - חולדאי איבד קשב, התנתק לרגע מהשיחה איתנו, חייג מהטלפון שבחדרו ושאל מה קרה. כך קיבל מידע שוטף על כל בעיה שצצה לפתע פתאום. נראה היה שהוא שולט בעירייה באמצעות הדשבורד בדיוק כפי שטייס שולט על מטוסו.
2018 - 2024: קפיצה מהירה במינהרת הזמן, משנות השמונים למאה ה- 21
מלבד באגף אחד או שניים בבניין ההיסטורי המרהיב של עיריית חיפה, היפה שבעתיים מזה של עיריית תל אביב, לא היו מערכות ממוחשבות עם נתונים שמתעדכנים באונליין באופן שוטף. עם הזמן גיליתי שיחידות רבות בעירייה עובדות בשיטות שהזכירו לי את המחשבים והתוכנות איתם עבדתי בצבא, לפני עשורים רבים.
גיליתי שמידע חשוב יכול לשבת אצל עובד מסוים על ההרדיסק (הכונן הקשיח) במחשב האישי שבחדרו, בקבצי אקסל שאינם בהכרח עדכניים (כי הם לא מתעדכנים באופן שוטף כפי שעושות מערכות מיחשוב מתקדמות), בזמן שלאף גורם נוסף בעירייה אין נגישות למידע - לא למחשב ולא לקובץ, אין כל יכולת לדעת מה כתוב בתוכו, והאם סטטוס הנתונים הוא עדכני. בלי שקיפות, בלי יכולת מעקב, ובתחומים מסוימים בלי וודאות שהרישום נעשה באופן תקין או מלא.
תוסיפו לזה את העובדה שעיריית חיפה מעסיקה כ- 6000 עובדים, ביניהם מאות אנשי מינהלה: מספיק שרק כמה יצאו לחופשה או כמה ימי מחלה - ואין שום יכולת לקבל מידע. הארגון תקוע עד שהעובד חוזר לעבודה, פותח את חדרו ומדליק את המחשב שלו. אל תחשבו שמדובר בסיפורי מדע בדיוני. זה קרה רק בתקופתי הרבה פעמים.
אחרי כשנה בתפקיד, ככל שצללתי יותר ויותר עמוק לנבכי תקציב העירייה, נתקלתי בקירות אטומים סביב מאמציי להבין כמה כסף נכנס לעירייה מאגרות והיטלי השבחה שמקורם בעבודת מינהל ההנדסה. הנתונים שקיבלתי ממהנדס העיר היו X, בעוד הנתונים מהגזבר היו Y. הנתונים אף פעם לא תאמו ולא הסתדרו, ואיכשהו, אלה של הגזבר תמיד היו נמוכים יותר כדי להראות שבמינהל ההנדסה לא יודעים לעבוד, למרות שעלה לא אחת שגם במינהל הכספים לא רושמים ולא גובים נכון את הסכומים.
עם הזמן הבנתי שפערי המידע אינם סתמיים, ושיש גורמים בעירייה שמרוויחים מהבילבול. עוד גיליתי שישנם תחומי מידע מסוימים שבהם אין מעקב ממוחשב, חסר פירוט, אין קריטריונים ברורים (למשל, מדוע לחלק מהעסקים בעיר מחקו חובות ארנונה ישנים, ולחלק אחר לא, וגרוע מזה, מי קיבל את ההחלטה מקרב עובדי העירייה למחוק את החובות). בישיבות האלה סמרו שערותיי.
במהלך השנה הראשונה, חברה חיצונית הכינה עבורנו בדיקה מקיפה על מערכות המיחשוב בעירייה, עם דגש על אבטחת המידע. המסמך הותיר אותנו בהלם. זה היה הדו"ח הקשה ביותר שקראתי אי פעם על העירייה, וקראתי לא מעט.
מה שקורה בתוך העירייה לא אמור לעניין את הציבור.
בשביל זה הוא מגיע לקלפי פעם בחמש שנים, בוחר את נציג הציבור שהכי נראה לו, זה שלדעתו יעשה את העבודה הכי טובה עבורו, ורוצה ש-ק-ט. חמש שנים של ש-ק-ט.
רק חבל שזה לא עובד ככה.
לי חשוב שתושבי חיפה יפסיקו להתפלא מדוע הם לא מקבלים שירות טוב מהעירייה.
את הבעיות הרבות שיש בין כותלי העירייה אי אפשר לפתור לא בשנה וגם לא בחמש שנים. מדובר בבעיות קשות שהושרשו בעירייה משך שנים רבות, ואפילו עשורים - פערים בתשתיות המשרדים (מבנים מתאימים), בתשתיות המיחשוב (כשנכנסתי לתפקיד מרבית המחשבים בעירייה לא איפשרו שידרוג של תוכנות בגלל שהיו כל כך מיושנים), בכוח אדם (או שחסרים תקנים ועובדים או שהם ישנם אבל הם לא מקצועיים כי קיבלו את תפקידם לא בזכות התאמתם אלא בגלל קשריהם), וכמובן - בהחזקת מידע, data base רציני, אמין, עדכני ומדויק.
הפוסט הזה מתמקד רק בנושא האחרון, והוא לכשעצמו גזל ממני וממנהלי העירייה מאות רבות של שעות עבודה, כל אחד בנפרד.
עד שהעירייה לא תיישר קו ותדביק פערים - תושבי חיפה יסבלו. כדי שהעירייה תתקדם למאה ה- 21, נדרשת עבודה עצומה פנימה. ככל שהשינויים נבנים על פי שיקולים מקצועיים ובלי לתת פתח לקומבינות שיכתיבו את הדרך - מתפתח אנטגוניזם הולך וגובר על ידי מי שמנסים לשמר את המנגנון הישן.
זה מעגל שמישהו חייב לשים לו סוף. בקדנציה הזו עבדנו קשה מאד להשלים את הפערים הניהוליים ולהתחיל להביא את העירייה למקום הראוי לה. לצערי הרב, מהיכרותי ארוכת השנים עם נבחרי ציבור ופוליטיקאים, הם לא יבחרו להשקיע זמן במקום שדורש עבודה קשה ויוצר הרבה מאבקים, אלא יעדיפו לקטוף פירות במקומות נוחים.
לכן אני מאמינה וגם חוששת, שלא יהיה מי שיעשה את העבודה השחורה הזו עוד שנים רבות קדימה.
📊📊📊📊📊📊📊📊📊
פרויקט הדשבורדים - dashboards
בנובמבר 2021 החלטתי לייסד ישיבה שבועית וארוכה בנוכחותי, "פורום ראש-העיר" - עם המנכ"ל, שלושת המנהלים הסטטוטוריים (יועצת משפטית, גזבר, מהנדס עיר) שני הסמנכ"לים של העירייה (מיחשוב וכוח אדם) ועם ראשי המינהלים או מנהלי האגפים הרלוונטיים, בהתאם לצרכים ולבעיות הניהול שעלו אד-הוק מהשטח.
מטרת הישיבות הללו היתה לעשות סדר בניהול העירייה, אז כבר הבנתי עד כמה זה נדרש. ביקשתי להוביל בדיקות שונות על מצב העירייה עם מדדים כמותיים שאותם הגדרנו משבוע לשבוע. בחודשים הראשונים גילינו שקיימים פערים עצומים בין היחידות השונות של העירייה והמידע שכל אחת החזיקה, ואפילו גילינו לתדהמתנו שהרבה מידע חסר. פשוט לא קיים.
יחד עם יחידת המיחשוב, התחלנו למחשב את כל המידע המשמעותי שיושב בעירייה בצורה מסודרת, סיסטמטית, מתואמת בין כל יחידות העירייה, בשקיפות. וידאנו שכל המידע שנאסף יושב על מערכת אונליין, בענן, מתעדכן באופן שוטף ותוך יכולת של כל האגפים והמנהלים בעירייה לצפות באותו בסיס נתונים בכל רגע נתון. הפרויקט הזה נמשך פחות או יותר עד סוף הקדנציה, כלומר, שנתיים של עבודה.
במהלך הפרויקט גילינו חוסרים משמעותיים במערכות הדיגיטליות של העירייה - בציוד, בתוכנות ובאמצעים אחרים של תמיכה טכנית. גילינו חוסרים מסמרי שיער. כאשר הבאתי לאישור מועצת העיר תקציבים עבור מיחשוב מערכות העירייה - המועצה מחקה אותם בזלזול מהרשימה, למרות אינספור הסברים על נחיצותם וחשיבותם לתיפקוד העירייה ולמתן שירות טוב יותר לתושב, ולמרות שלא דובר על סכומי עתק.
אם עיריית חיפה חפצת חיים ומעוניינת להפוך לגוף שירותי מצוין - היא חייבת להשקיע עשרות מליוני שקלים במיחשוב. לא ביקשנו הרבה, ביקשנו יחסית מעט מאד - רק בשביל להתחיל את התהליך.
קיבלנו אפס.
לכן, בלית ברירה, את פרויקט הדשבורדים קידמנו עם אפס תקציב.
הכל נעשה in-house, בעבודה של אנשי יחידת המיחשוב הקטנה והמקצועית, למרות שחסר בה כוח אדם באופן קיצוני (בתל אביב ישנם כ- 450 עובדים במיחשוב, בחיפה ישנם 75). זו ההזדמנות להודות להם ולהוריד בפניהם את הכובע, ובמיוחד למי שניהלה אותם, שוש לבבי, על שהצליחו להניע מהלך שיביא את עיריית חיפה למאה ה- 21.
הסבר בקווים כללים:
הנה כמה דוגמאות בודדות מנתוני הדשבורד, שמתעדכנים באונליין מידי יום ביומו. חשוב לציין: הנתונים המצוינים בצילומי מסך אלה חסרי משמעות כיוון שהם משתנים כל יום, לכן גם דאגתי למחוק את מועד הוצאת הדו"ח. באתר הדשבורדים ישנם עוד עשרות עמודים כאלה שמאפשרים להבין מגמות, לזהות בעיות ותקלות, להשוות מול שנים קודמות, להשוות בין תחזיות למימוש, לספק נתונים עבור תכניות עבודה ולקבל מידע עמוק על המתרחש בעירייה.
את הניתוחים המוצגים בדשבורד בנינו באופן סיסטמטי יחד עם כל הנהלת העירייה, בישיבות שבועיות שוטפות, ותוך הצפת אינספור בעיות ידועות. גילינו מהר מאד שנתוני מידע נקיים ונוחים לעיבוד מאפשרים להבין טוב יותר את הבעיות ולהוביל אותנו לפתרונות. אנשי ניהול מיומנים ידעו להבחין בין השורות ובתוך המספרים אם המערכת מתפקדת כראוי, או אם נדלקת להם נורה אדומה והם צריכים להתערב.
צילומים מתוך הדשבורד: נתונים שמתעדכנים מידי יום ביומו ומהווים כלי עבודה להנהלת העירייה. קרדיט: יחידת המיחשוב עיריית חיפה
השורה התחתונה של המידע המוצג כאן בצילומים מתפרסם על פי החוק בדוחות הכספיים של העירייה אחת לרבעון ובסוף שנה. אלה דוחות שמועברים למועצת העיר ולציבור, ועוברים גם את משרד הפנים שמוציא דו"חות מבוקרים בעצמו. למרבה הפלא, המידע על המצב הפיננסי העדכני של העירייה לא היה נגיש אף פעם, ככלי עבודה, למנהלי העירייה עצמם. בוודאי שלא באופן שוטף במהלך כל השנה.
מערכת ממוחשבת היא כוסות רוח למת, בלי הטמעה. מי ישתמש בה היום?
מערכת זו תיגנז ותעלה אבק אם מנהלי העירייה לא יטמיעו אותה בעבודתם השוטפת, באופן יום-יומי. כמו חולדאי שצפה במסך מידי יום, כך גם כל מנהלי העירייה חייבים להשתמש בה באופן תדיר, לעבור על הנתונים אחת לשבוע ולשאול את עצמם שאלות קשות - מה לא מתקדם כראוי, היכן מסתמנות בעיות וכו'.
בישיבות האחרונות שקיימנו במסגרת פורום ראש העיר, לקראת סוף הקדנציה, כאשר עברנו על הנתונים - צללנו פנימה וגילינו לא מעט בעיות. המערכת הציפה לנו תקלות בנושא תקינה וכוח אדם, יחסים עכורים בין מנהלים ועובדים, נתק בין אגפים שאמורים לתפקד היטב יחד, יריבויות אישיות, ועוד בעיות אישיות ואנושיות אחרות.
הלוואי שהנהלת העיר החדשה תדע לנצל את המערכת הזו שייסדתי, בניתי והשארתי, ושאני גאה מאד להיות האמא שלה. למרות שאין לי ידע מוקדם בניהול של חברות גדולות כמו העירייה (בכל זאת, מדובר ב- 6000 איש ללא עובדי התאגידים!) אני סבורה שהובלתי מהלך שרק מנהלים בעלי נסיון עצום יודעים לבנות.
עשיתי את זה עם עובדים מקצועיים מסורים ומוכשרים ואפס תקציב.
אלה הם הנושאים הממוחשבים שקיימים נכון להיום. ישנם נושאים חסרים נוספים, שדורשים להמשיך את הפרויקט: הכנסות וגביה - מארנונה, מינהל ההנדסה, חניה, שלטים, תברואה; תפוקות - מההנדסה; נתוני שירות לציבור - הנהלה ומוקד עירוני, מינהל הרווחה, מינהל החינוך, מינהל ההנדסה, מינהל הכספיעם ומינהל התיפעול.
בהצלחה!
Comments